ErgoFAKT PC-Kassensoftware mit TSE

Laut aktueller Gesetzgebung muss ab dem 01.01.2020 jedes in Deutschland eingesetzte Kassensystem an eine sogenannte TSE angebunden sein.

Falls Sie ErgoFAKT als Kasse in Deutschland nutzen, sind Sie von dieser Regelung betroffen!

Falls Sie ErgoFAKT "nur" als Faktura und Warenwirtschaft einsetzen, also keine Barvorgänge über ErgoFAKT abwickeln, sind Sie - was die Nutzung von ErgoFAKT betrifft - NICHT von dieser Regelung betroffen.

Was ist eine TSE

TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung.

Das ist ein System, in dem jeder relevante Geschäftsvorfall und andere Vorgänge - insbesondere Barvorgänge - signiert und unveränderlich abgelegt werden müssen.

Gesetzliche Grundlage hierzu ist § 146a AO i. V. m. KassenSichV.

Technisch gesehen kann es sich hierbei um Hardware (z.B. eine am PC angeschlossene SD-Karte) oder einen Webdienst (Cloud-Lösung im Internet) handeln.

TSE von Cryptovision und Swissbit

Auf dem Bild sind zwei Prototypen zu sehen, gegen die wir gegenwärtig die Anbindung testen. Oben von Cryptovision (Ableger der Bundesdruckerei) und darunter die TSE von Swissbit, bereits in ihrer endgültigen Bauform.

Die verwendete TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit (BSI) zertifiziert sein. Die Zertifizierungen erfolgen voraussichtlich im Dezember 2019. Wir werden also frühestens Mitte Dezember erfahren, welches System (TSE) die Zertifizierung bestanden hat und von ErgoFAKT "verwendet" werden kann/darf!

Die Kassensoftware selbst, also ErgoFAKT, muss übrigens nicht zertifiziert werden.


Wozu dient eine TSE

Zweck und Aufgabe der TSE ist es, Manipulationen an Kassen- und anderen Aufzeichnungssystemen zu unterbinden bzw. aufzudecken.

Das soll vereinfacht folgendermaßen erreicht werden:

Das Kassensystem, z.B. ErgoFAKT, muss den Kassenvorgang (Startzeitpunkt, Beträge, Zahlarten, Vorgangsart, etc.) an die TSE übermitteln.

Die TSE speichert die Vorgangsdaten unveränderbar auf ihrem integrierten Speichermedium und erstellt zusätzlich eine fortlaufende Transaktionsnummer sowie eine digitale Signatur über die Daten.

Die Transaktionsdaten werden an das Kassensystem zurückgegeben, das diese zusammen mit den Vorgangsdaten in seiner eigenen Datenbank ablegt.

Zusätzlich müssen gewisse Transaktionsdaten (Signatur, Start- und Endzeitpunkt, Transaktionsnummer, Seriennummer, ...) auf dem Kassenbon angedruckt werden.
Ein optionaler QR-Code dient der schnellen Prüfbarkeit der Daten auf dem Kassenbeleg.

Mit der neuen Version von ErgoFAKT sieht das dann z.B. so aus:

Kassenbon mit TSE Signatur und QR-Code



Wie kann mittels einer TSE Manipulation aufgedeckt werden ?

Im Rahmen einer Steuerprüfung bzw. Kassennachschau, haben die Behörden nun die Möglichkeit bzw. das Recht, die Vorgangsdaten abzurufen. Dieser Abruf kann aus der TSE, der Kassendatenbank oder aus beiden erfolgen.

Die entsprechenden Exportmöglichkeiten über vorgegebene Schnittstellen (DSFinV-K) muss ebenfalls das Kassensystem zur Verfügung stellen.

Zum Aufdecken von Manipulationen bestehen nun z.B. folgende Möglichkeiten:

  • Prüfung, ob die gespeicherten Vorgangsarten aus der TSE mit den Vorgangsdaten aus der Kasse übereinstimmen.
  • Prüfung, ob die gespeicherten Vorgangsarten mit den jeweiligen digitalen Signaturen übereinstimmen.
  • Prüfung der fortlaufenden Transaktionsnummern der TSE auf Lücken und sonstige Unstimmigkeiten.
  • Querprüfung der Daten von ausgegebenen Kassenbons mit den Daten aus TSE bzw. Kassendatenbank.

Was bedeuten die Regelungen für ErgoFAKT ?

Die Nutzung von ErgoFAKT als Kassensystem wird zukünftig nur noch in Verbindung mit einer TSE in Form einer SD-Karte oder eines USB-Sticks je Kassenarbeitsplatz zulässig sein.

Sie werden dazu ein Update auf eine neue ErgoFAKT-Version benötigen, an der wir derzeit mit Hochdruck arbeiten.

Die endgültige Version kann allerdings erst nach der Bekanntgabe der durch die Behörde zertifizierten TSEs und einer daran anschließenden ausführlichen Testphase zur Verfügung gestellt werden.

Das Update wird zwangsläufig Änderungen in Bezug auf die Bedienung und Abwicklung im Kassenbereich mit sich bringen. Dies betrifft insbesondere Funktionen, die mit den Vorgaben zur Datenablage in der TSE nicht mehr verträglich sind.

So wird z.B. das nachträgliche "Umsortieren" oder Ändern von Verkaufspositionen nicht mehr möglich sein. Ferner gelten zukünftig z.B. genaue Vorgaben zur Einordnung von Geschäftsvorfällen nach fest vorgegebenen Vorgangs- und Vorfallsarten sowie MwSt-Schlüsseln. Diese müssen, zusammen mit weiteren Stammdaten zu Kassen und TSE, entsprechend hinterlegt und verwaltet werden.

Die neue ErgoFAKT Version mit TSE Unterstützung wird nur noch als SQL-Version (ErgoFAKT ProSQL) verfügbar sein. Falls Sie noch eine Paradox-Version verwenden (ErgoFAKT Pro32), so muss beim Update auf die neue Version auch ein Datenbankupgrade durchgeführt werden.

Alle ggf. für Sie individuell erstellten Plugins, von uns oder Ihnen erstellte Skripte oder Langtextformeln müssen ebenfalls auf "Verträglichkeit" geprüft und ggf. angepasst werden.
Auch hier werden evtl. manche Funktionen nicht mehr möglich bzw. zulässig sein.


Unsere Meinung

Grundsätzlich befürworten wir das Vorhaben der Bundesregierung, da es klare Vorgaben, Maßnahmen und Regelungen zu den ohnehin schon geltenden Vorgaben wie z.B. zur Manipulationssicherheit festlegt.

Das schafft für uns und unsere Kunden mehr Rechtssicherheit.

Leider ist die Umsetzung für uns und unsere Kunden mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden.

Ein Trostpunkt ist, dass zwischenzeitlich auch dem Gesetzgeber klar geworden ist, dass der bisher angestrebte Termin zur flächendeckenden Einführung bis zum 01.01.2020 unrealistisch ist. Mit dem Konstrukt einer sogenannten "Nichtbeanstandungsregelung" wurde die Frist kürzlich auf den 30. September 2020 verlängert.

Link zum offiziellen Schreiben des BMF

Vor dem Hintergrund, dass die ersten zertifizierten TSEs voraussichtlich erst irgendwann im 1. Q 2020 in ausreichenden Stückzahlen verfügbar sein werden, bleibt das Vorhaben nach wie vor ambitioniert.


Wie geht es weiter ?

Da von den erforderlichen Anpassungen und Änderungen, direkt oder indirekt, nahezu alle Bereiche und Module von ErgoFAKT betroffen sind, wird die neue Version in mehreren Ausbauschritten von uns verfügbar gemacht werden. Zunächst das reine Kassenmodul und anschließend suk­zes­si­ve die weiteren Ebenen und Module.

Erst wenn diese Umstellungen abgeschlossen sind, können wir uns der Prüfung und Anpassung von kundenspezifischen Skripten und Plugins widmen.

Um zu analysieren welche individuellen Besonderheiten in Ihrem konkreten Fall für die Umstellung auf die neue ErgoFAKT Version zu berücksichtigen sind, haben wir ein spezielles Diagnosetool entwickelt. Dieses Tool listet z.B. alle Plugins und Skripte auf, die für die Umstellung validiert und ggf. angepasst oder deaktiviert werden müssen.

Wenn Sie uns die von diesem Tool erstellte Diagnosedatei zusenden, können wir abschätzen, wie hoch der Umstellungsaufwand in Ihrem konkreten Fall voraussichtlich sein wird.

Download Diagnosetool Prepare2020.zip

Zum Ausführen der Diagnose entpacken Sie bitte die beiden Dateien in der Prepare2020.zip in ein beliebiges Verzeichnis oder ins ErgoFAKT Installationsverzeichnis. Ein Doppelklick auf die Prepare2020.exe gefolgt vom Betätigen der Schaltfläche "Diagnose ausführen" startet dann die Diagnose.

Screenshot Prepare2020.exe

Über die Schaltfläche "Per E-Mail versenden", können Sie uns das Diagnoseergebnis anschließend zusenden.


Hinweis

Die auf dieser Seite angebotenen Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Bitte konsultieren Sie ggf. Ihren Steuerberater, Ihren Rechtsbeistand, Ihr Finanzamt oder das BMF.