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#372  
Raiba Inventurmodul - Sonderverfahren  
Auf Anregung und Bitte unserer RAIBA- und VOBA-Warenhandelskunden wurde von uns ein Modul RAIBA Inventur Sonderbehandlung erstellt, das den Anforderungen der Revision der Genossenschaftsbanken und auch den bisher aus anderen Softwarelösungen gewohnten Verfahren besser gerecht wird.

Im Gegensatz zum standardmäßigen ErgoFAKT Inventurmodul liegt dieser Lösung folgender Ansatz zugrunde.
1. Zum Geschäftsjahreswechsel wird ein sog. Inventurmandant erzeugt
(CreateInventurMandant.exe), der hinsichtlich der Datenlage ein exaktes Abbild des Hauptmandanten ist und fortan nur noch für Inventurpflege- und Abgrenzungsmaßnahmen genutzt wird.

2.Im Hauptmandant werden gleichzeitig alle Lagerbestände auf Null gestellt.
Dadurch fehlen quasi die Lagerbestandsvorträge. Die Lagerbestände laufen vorübergehend bis zum endgültigen Inventurabgleich entsprechend der Abgänge und Warenzugangsbuchungen u. U. ins Minus. Die ausgewiesenen Lagerbestände der einzelnen Artikel entsprechen bis zum endgültigen Inventurabgleich nicht den tatsächlichen.

3. Nach Fertigstellung werden Inventurbestände auf Hauptmandanten übertragen.
Wenn die Inventur im Inventurmandanten mit allen Bewertungen, Nachbuchungen und Lagerbeständen usw. endgültig ist, werden die Lagerbestände quasi als Vortrag zu den aktuellen Lagerbeständen des Hauptmandanten addiert und müssten fortan dem tatsächlichen Lagerbestand der einzelnen Artikel entsprechen.
Zusätzlich werden die Nachbuchungen aus dem Zugangsjournal in den Hauptmandanten übertragen und dort komplettiert.
Sollten auch Nachbuchungen im Verkauf des Inventurmandanten (Rechnungen und Lieferscheine) gemacht worden sein, werden diese nicht automatisch in das aktuelle Jahr übertragen. Dies würde voraussetzen, dass mit der Geschäftsjahreswende neue Rechnungs- und Lieferscheinnummernkreise eingerichtet wurden und müsste ggf.manuell über den Datenexport und das Importmodul erfolgen.

Funktion und was ist zu tun?

Das Modul 'Sonderbehandlung RAIBA' beinhaltet 2 Dateien, CreateInventurMandant.exe und das Plugin InvPlugInRaiba.bpl'. Beide müssen in das ErgoFAKT Installationsverzeichnis eines jeden Arbeitsplatzes kopiert werden, an dem einer der oben beschriebenen Schritte durchgeführt werden soll.

Schritt 1:

Ein neuer Inventurmandant wird durch Start der CreateInventurMandant.exe erzeugt.
Beim Öffnen der Datei erscheint folgende Eingabemaske

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in die die Jahreszahl der gewünschten Inventur eingegeben wird. Automatisch vorgeschlagen wird immer das letzte Jahr vor dem aktuellen, kann aber geändert werden.
Nach Klick auf den Schalter Anlegen wird bei der Pro-Version in dem Verzeichnis, in dem die Daten liegen, ein Unterverzeichnis mit dem Namen der eingegebenen Jahreszahl errichtet und die kompletten Daten aus dem Hauptmandanten in dieses kopiert. Bei der SQL-Version wird im Datenbankverzeichnis eine neue ERGOFAKT.FDB mit dem Namen der Jahreszahl z.B. 2010.FDB erstellt und die Daten aus dem Hauptmandanten übernommen.

Zusätzlich wird im Hauptmandanten ein Mandant mit dem Namen der eingegebenen Jahreszahl eingerichtet.

Beim Programmstart oder über den Menüpunkt in der Startmaske Zusätze|Mandant wechseln erscheint nun folgende Mandantenauswahl, um zwischen den Mandanten zu wechseln. Das Erscheinen der Mandantenauswahl beim Programmstart kann in den lokalen Grundeinstellungen auch deaktiviert werden. Es wird dann automatisch der Hauptmandant gestartet.

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Tipp:
Die alphanumerische Sortierung in der Mandantenauswahl führt leider dazu, dass die Inventurmandanten an oberster Stelle stehen, was versehentlich zum Start des 'falschen' Mandanten und ungewollten Buchungen dort führen kann.
Anwender, die ein Mandantenmodul besitzen, können den Hautmandanten in der Startmaske unter Einstellungen|Mandantenverwaltung z.B. mit einem führenden Punkt (.) oder Unterstrich (_) versehen, was den Hauptmandanten wieder an die erste Stelle rückt.
Für Anwender ohne Mandantenmodul könnten wir ein Datenscript erstellen, um den Hauptmandanten entsprechend umbenennen zu können.


Schritt 2:

Bitte vorher eine aktuelle Datensicherung durchführen!

Nun müssen die Lagerbestände des Hauptmandanten auf Null gestellt werden.
Dazu öffnen Sie im Hauptmandanten das Inventurmodul (Artikelverwaltung|Ebenen|Inventurmodul). Unter Funktionen
Sonderbehandlung RAIBA|Aktuelle Lagerbestände auf 0 setzen

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starten Sie den Vorgang nach folgender Sicherheitsabfrage

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Nun kann im Haupmandanten weitergearbeitet werden. Im Inventurmandanten führen Sie ihre Erfassung, Berichtigungen und Nachbuchungen durch.

Schritt 3:

Bitte vorher eine aktuelle Datensicherung durchführen!

Wenn die Inventur im Inventurmandanten endgültig ist, müssen nun die Inventurbestände wieder zu den aktuellen Lagerbeständen des Hauptmandanten addiert werden.

Dazu öffnen Sie im Hauptmandanten wieder das Inventurmodul in der Artikelverwaltung unter Ebenen|Inventurmodul. Unter Funktionen Sonderbehandlung RAIBA|Aktuelle Lagerbestände um Inventurbestände aus Inventurmandant erhöhen
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starten Sie den Vorgang nach folgender Sicherheitsabfrage

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Zusätzlich werden die Nachbuchungen aus dem Zugangsjournal in den Hauptmandanten übertragen und dort komplettiert.
Sollten auch Nachbuchungen im Verkauf des Inventurmandanten (Rechnungen und Lieferscheine) gemacht worden sein, werden diese nicht automatisch in das aktuelle Jahr übertragen. Dies würde voraussetzen, dass mit der Geschäftsjahreswende neue Rechnungs- und Lieferscheinnummernkreise eingerichtet wurden und müsste ggf. manuell über den Datenexport das Importmodul erfolgen.

Um zu vermeiden, dass Daten aus einem falschen Inventurmandanten übernommen werden, wurde eine Plausibilitätskontrolle eingebaut. Das Plugin überprüft die PC-Systemzeit und lässt lediglich die Übernahme aus dem Mandanten mit dem Namen der Jahreszahl des Vorjahres zu. Falls kein geeigneter Mandant zur Verfügung steht, ist der Startbutton deaktiviert und ausgegraut.

Bitte beachten Sie, dass wir diese Informationen nur unter Haftungsausschluß zur Verfügung stellen.
Änderungen und Irrtum vorbehalten. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar.


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